1. Qualitätsmanagement einführen: Der erste Schritt zum Erfolg
1.1 QM ist Pflicht – und eine große Chance
Seit 2004 sind alle Arztpraxen verpflichtet, ein Qualitätsmanagementsystem gemäß § 135a SGB V einzuführen – spätestens 3 Jahre nach Gründung.
Praxisbeispiel:
Eine Hausarztpraxis in Berlin etablierte QM frühzeitig und reduzierte Beschwerden um 20 % – durch klar definierte Abläufe wie Terminvergabe und Patientenrückrufe.
1.2 Vorteile eines gut strukturierten QM
- Experten-Tipp: „Ein funktionierendes QM entlastet das Team und stärkt die Patientensicherheit“, so Dr. Peter Müller, QM-Berater.
- Best Practice: Ein MVZ in München sparte durch QM-gestützte Aufgabenverteilung jede Woche 10 Stunden Arbeitszeit.
2. Qualitätsziele für die Arztpraxis definieren
2.1 Praxisziele festlegen und dokumentieren
Formulieren Sie konkrete Qualitätsziele für Ihre Praxis, z. B.:
- „Wartezeiten unter 15 Minuten“
- „Patientenzufriedenheit über 90 %“
Der PDCA-Zyklus rundet als wichtiger Grundsatz das gesamte Bild ab:
3. QM-System auswählen und Ist-Zustand analysieren
3.1 Passendes QM-Modell wählen
Wägen Sie ab, welches System zu Ihrer Einrichtung passt:
- ISO 9001: international anerkannt, strukturiert, auditierbar
- EFQM: Fokus auf Selbstbewertung und kontinuierliche Verbesserung
Fallstudie:
Eine Zahnarztpraxis in Hamburg führte ISO 9001 ein – mit externer Unterstützung bestand sie das erste Audit problemlos.
3.2 Status Quo erfassen – Ihre IST-Analyse
- Praxisbeispiel: Ein Altenheim in NRW identifizierte durch eine Mitarbeiterbefragung fünf Schwachstellen, darunter unklare Schichtübergaben.
- Tipp: Nutzen Sie Tools wie den kostenfreien „Mein PraxisCheck“ der KBV zur Ersteinschätzung.•
4. Verantwortung und Prozesse im Qualitätsmanagement
4.1 QM-Beauftragte*r benennen
Die Ernennung eines*r QM-Beauftragten (QMB) schafft Klarheit und fördert die Umsetzung im Alltag.
Best Practice:
Eine Stuttgarter Praxis ernannte eine erfahrene MFA zur QMB – nach gezielter Hygieneschulung sank die Infektionsrate um 25 %.
Checkliste – Verantwortlichkeiten klären:
- QMB benennen
- Zuständigkeiten und Aufgaben definieren
- Schulungen organisieren (z. B. Datenschutz, Notfallmanagement)
4.2 Praxisabläufe dokumentieren
Handlungsempfehlung:
Dokumentieren Sie sicherheitsrelevante Prozesse wie Medikamentenvergabe, Datenschutz, oder Notfallabläufe verständlich und übersichtlich.
Praxisbeispiel:
Ein MVZ in Bayern verkürzte die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender um 30 % dank klarer Prozessbeschreibungen.
5. Qualitätsmanagement dauerhaft leben – kontinuierliche Verbesserung
5.1 Fehler und Beschwerden als Chance nutzen
Praxisbeispiel:
Eine Düsseldorfer Praxis reduzierte Terminüberschneidungen um 30 %, indem sie ein einfaches Fehlerprotokoll einführte.
Tipp: Planen Sie monatliche Team-Meetings zur Reflexion und Weiterentwicklung.
5.2 Digitale QM-Lösungen einsetzen
Vorteile:
Digitale Tools wie „Paul“ helfen bei der Automatisierung von Dokumentation, Maßnahmenmanagement und Nachverfolgung.
Erfahrungsbericht:
„Mit Paul sparen wir rund 15 % an Verwaltungszeit“, berichtet Praxisleiterin Anna K. aus Leipzig.
Sanktionen vermeiden: QM gesetzeskonform umsetzen
Ein fehlendes oder mangelhaftes Qualitätsmanagement kann Konsequenzen haben. Laut QFD-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses kann dies zum Wegfall von Vergütungsansprüchen führen.
Handlungsempfehlung:
Setzen Sie auf eine digitale QM-Lösung, um die Dokumentation lückenlos zu führen und Audits erfolgreich zu bestehen.
Fazit: Qualitätsmanagement in der Arztpraxis – der Erfolgsfaktor
Ein professionell aufgebautes Qualitätsmanagement in Ihrer Arztpraxis oder medizinischen Einrichtung bringt messbare Vorteile: bessere Abläufe, zufriedenere Patienten und rechtliche Sicherheit.
Zusammenfassung – Ihre nächsten Schritte:
✅ Frühzeitig mit dem QM-Aufbau beginnen
✅ Mitarbeitende aktiv einbinden
✅ Digitale Lösungen zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen
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