Ist Qualitätsmanagement (QM) in der Arztpraxis Pflicht?

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In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Welche gesetzlichen Vorgaben hinter der QM-Pflicht stehen
2. Warum ein funktionierendes QM-System für den Praxisalltag unverzichtbar ist
3. Welche Schritte zur Einführung und Weiterentwicklung Sie unbedingt kennen sollten
4. Wie Sie durch QM Ihre Patientenzufriedenheit und Praxisorganisation nachhaltig verbessern

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1. Gesetzliche Grundlage: § 135a SGB V und die G-BA QM-Richtlinie

Die gesetzliche Verpflichtung zum Qualitätsmanagement in Arztpraxen fußt auf § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB V (Sozialgesetzbuch Fünftes Buch). Hier ist festgelegt, dass Vertragsärzte, Vertragspsychotherapeuten und MVZ „einrichtungsintern ein Qualitätsmanagement einführen und weiterentwickeln“ müssen.

Der vom Gesetzgeber beauftragte Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat hierfür in seiner QM-Richtlinie die Mindestanforderungen definiert. Diese Richtlinie betrifft alle, die an der vertragsärztlichen oder vertragspsychotherapeutischen Versorgung teilnehmen.

Wesentliche Punkte der QM-Richtlinie

• Systematische Dokumentation von Praxisabläufen und Prozessen
• Regelmäßige Überprüfung, z. B. durch interne Audits oder Teambesprechungen
• Fehler- und Beschwerdemanagement
• Hygiene- und Notfallmanagement
• Datenschutz sowie Informationssicherheit

Bereits drei Jahre nach Aufnahme ihrer Praxistätigkeit müssen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte ein nachweisbares QM-System implementiert haben. Die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) kontrollieren den Umsetzungsstand im Rahmen von Stichproben, bei denen Sie Ihr internes QM schriftlich darlegen.

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2. Warum Sie als MFA oder QMB vom QM profitieren

2.1 Rechtssicherheit und Patientenvertrauen

Ein strukturiertes Qualitätsmanagement ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schafft auch Vertrauen bei Ihren Patientinnen und Patienten. Standardisierte Prozesse minimieren Haftungsrisiken und sorgen für eine professionelle Außendarstellung.

2.2 Effiziente Praxisorganisation

Durch klare Abläufe, präzise Zuständigkeiten und Dokumentationsroutinen sparen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit. Ressourcen lassen sich gezielter einsetzen, was Ihnen mehr Raum für die persönliche Patientenbetreuung verschafft.

2.3 Mitarbeiterzufriedenheit

Wenn Aufgaben transparent verteilt sind, steigt nicht nur die Motivation Ihrer MFAs und QMBs, sondern auch die allgemeine Stimmung im Team. Regelmäßige Schulungen fördern zudem das Gemeinschaftsgefühl und sorgen für mehr Fachkompetenz in allen Bereichen.

2.4 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Ein gutes QM-System lebt von regelmäßiger Weiterentwicklung. Interne Audits, Patientenfeedback und Teambesprechungen bilden die Basis, um Schwachstellen aufzudecken und zügig zu beheben – zum Wohle von Patientinnen und Patienten und des gesamten Praxisteams.
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3. So setzen Sie QM in Ihrer Praxis um

3.1 Bestandsaufnahme und Zieldefinition

• IST-Analyse: Verschaffen Sie sich einen Überblick über aktuelle Prozesse, mögliche Risiken und Verbesserungsoptionen.
• Zielsetzung: Arbeiten Sie mit SMARTen Zielen (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert), um Ihren QM-Prozess greifbar zu machen.

3.2 Verantwortlichkeiten und Ressourcen

• QM-Beauftragte/r: Ernennen Sie eine Person, die Koordination und Überwachung des QM-Systems übernimmt.
• Team-Integration: Beteiligen Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv an Ihrem QM. So schaffen Sie Akzeptanz und Motivation.

3.3 Dokumentation und Prozessmanagement

• Prozessbeschreibungen: Legen Sie wichtige Abläufe – von der Terminvergabe bis zur Notfallversorgung – schriftlich fest.
• Checklisten: Erstellen Sie standardisierte Checklisten für wiederkehrende Aufgaben (z. B. Hygienemaßnahmen), um Abläufe zu vereinheitlichen und Fehler zu minimieren.

3.4 Fehler- und Beschwerdemanagement

• Offenes Meldesystem: Schaffen Sie eine Kultur, in der Fehler und Beinahe-Fehler ohne Angst gemeldet werden.
• Regelmäßige Auswertungen: Nutzen Sie Teambesprechungen, um Beschwerden und Fehlerquellen zu analysieren und konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

3.5 Schulungen und Fortbildungen

• Regelmäßige Trainings: Schulen Sie Ihr Team zu Hygienestandards, Datenschutz, Notfallkompetenz und anderen relevanten QM-Themen.
• Dokumentation: Halten Sie alle Fortbildungen schriftlich fest und bewahren Sie Nachweise gut auf. So bleiben Sie bei Audits auf der sicheren Seite.
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4. Wichtige QM-Instrumente und Methoden

1. Selbstbewertung
   1. PraxisCheck: Prüfen Sie mithilfe spezieller Checklisten (z. B. QEP, KV-Tools) regelmäßig den Stand Ihres Qualitätsmanagements.
2. Teambesprechungen
   1. Diskutieren Sie Fehler, Sicherheitsaspekte und Verbesserungsvorschläge kontinuierlich.
3. Prozess- und Ablaufbeschreibungen
   1. Standardisieren Sie sämtliche Abläufe, um Qualität und Sicherheit zu gewährleisten.
4. Schnittstellenmanagement
   1. Definieren Sie Zuständigkeiten und Kommunikationswege mit Laboren oder Kooperationspartnern klar und verbindlich.
5. Patienteninformation und -aufklärung
   1. Stellen Sie gut verständliche Infoblätter bereit und optimieren Sie Ihre Aufklärungs- und Anamnesegespräche.
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5. Praxisnahe Beispiele: Qualitätsziele und Maßnahmen

Wartezeiten reduzieren:

Ziel: Senkung der Wartezeit um 15 % bis Quartalsende.

Maßnahmen: Optimierte Terminplanung, Online-Terminvergabe, gesonderte Sprechstunden für bestimmte Patientengruppen.

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Hygienemanagement verbessern:

Ziel: Einführung neuer Checklisten für Desinfektionsintervalle.

Maßnahmen: Regelmäßige Stichproben, klare Verantwortlichkeiten pro Behandlungsraum.

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Notfallkompetenz ausbauen:

Ziel: Mindestens einmal jährlich ein Notfalltraining für das komplette Team.

Maßnahmen: Erste-Hilfe-Kurse, Simulationen von Notfallsituationen.

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Feedbackkultur stärken:

Ziel: Durchführung und Auswertung einer Patientenbefragung bis Jahresende.

Maßnahmen: Digitale oder analoge Fragebögen, Auswertung im Team, Ableitung konkreter Optimierungsmaßnahmen.

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6. Digitale QM-Lösungen und Vorlagen

Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihres Qualitätsmanagements. Ein Beispiel ist Paul, eine QM-Software, die Sie 30 Tage lang kostenlos testen können. Paul ist G-BA- und ISO-9001-konform und bietet:

• Zentrale Dokumentenverwaltung mit automatischer Versionskontrolle
• Echtzeit-Updates und Erinnerungen bei Prüfungen oder Audits
• Einfache Mitarbeitereinweisung in neue Prozesse
• Ein integriertes Fehler- und Beschwerdemanagement
• Überschaubares Aufgaben- und Terminmanagement für das ganze Team

Daneben finden Sie kostenlose Vorlagen bei Berufsverbänden oder KVen. Denken Sie daran, alle Dokumente auf Ihre individuellen Praxisabläufe anzupassen, um die bestmögliche Passform zu erreichen.
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7. Stichproben und Nachweis der QM-Umsetzung

Die Kassenärztlichen Vereinigungen überprüfen in regelmäßigen Stichproben, ob ein QM-System tatsächlich gelebt wird. Dazu können folgende Nachweise angefordert werden:

• Auszüge aus Ihrem QM-Handbuch
• Prozessbeschreibungen und Dokumentationen
• Nachweise zum Fehler- und Beschwerdemanagement
• Schulungs- und Fortbildungsnachweise

Achten Sie darauf, alle relevanten Unterlagen laufend aktuell zu halten – ob in digitaler oder analoger Form. So sind Sie stets gut vorbereitet, falls die KV Ihre Praxis auswählt.

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8. Fazit: QM-Pflicht als Chance für eine erfolgreiche Praxis

Die Verpflichtung zu einem internen Qualitätsmanagement ist kein „Bürokratie-Monster“ – im Gegenteil. Wer QM aktiv und praxisnah angeht, profitiert auf allen Ebenen:

• Rechtssicherheit: Sorgenfrei audits bestehen
• Zufriedene Patienten: Dank kürzerer Wartezeiten und klarer Abläufe
• Motiviertes Team: Bessere Organisation, weniger Stress, mehr Zusammenhalt

Jetzt handeln!

1. Prüfen Sie Ihren QM-Stand – z. B. mit einer Selbstbewertung oder einem PraxisCheck.
2. Planen Sie konkrete Maßnahmen, um Schwachstellen zu beheben.
3. Nutzen Sie digitale Tools wie Paul (30 Tage kostenlos), um Dokumentation und Prozesse zu vereinfachen und bei Audits top vorbereitet zu sein.

Gutes Qualitätsmanagement hört nie auf. Es ist ein fortlaufender Prozess, der Ihre Praxis stetig verbessert und für die Zukunft wappnet. So wird die QM-Pflicht zur echten Chance, das volle Potenzial Ihrer Arztpraxis zu entfalten.

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